Me gustaría dedicar uno minutos a hablar de un concepto que cada vez cuenta con más auge en el mercado empresarial. Y digo concepto porque, como veremos a continuación, el tema que voy a tratar no está únicamente relacionado con el mundo del software, sino que penetra profundamente en el funcionamiento general de una empresa.
Para empezar, podríamos definir un E.R.P. (del inglés Enterprise Resource Planning) como un sistema de gestión empresarial destinado a modelar y automatizar los procesos que a diario ocurren en la empresa. El objetivo de un ERP no es otro que controlar las actividades de la empresa, su forma de hacerlas y facilitar un sistema informático para hacer más efectiva esta labor.
Por así decirlo, un ERP, por un lado, ordena la actividad de la empresa, ya que establece un flujo de trabajo colaborativo y ordenado de todos los procesos; y por otro lado, unifica la información, eliminando las barreras interdepartamentales, haciendo que toda la información esté accesible en todo lugar, lo cual se traducirá en un acortamiento de los ciclos productivos.
Físicamente un ERP se traduce un una macro – aplicación software destinada a implementar en la empresa todas estas “mejoras” en su empresa, pero hay que tener claro que la implantación de este sistema conlleva también un cambio en la forma de trabajar.
¿Necesita una empresa un ERP?
No todas las empresas necesitan un ERP para funcionar correctamente. Este sistema está más orientado a negocios de mediano/grande tamaño, con varios departamentos y distintos procesos empresariales que necesiten estar conectados entre sí, así como variedad de procesos administrativos o financieros. Cuando hablo de tamaño me refiero a la actividad, y no tanto al tamaño físico.
Si este último es el caso de nuestro cliente, éste deberá saber que implementar un sistema ERP implica la inversión de tiempo y dinero por lo que usted querrá tomar la decisión más acertada. El ERP que elija deberá ser finalmente una herramienta capaz de ayudarle a integrar y automatizar todas las áreas a nivel administrativo y procesos financieros.
¿Sería mejor una aplicación a medida?
Como desarrolladores, hay ocasiones en los que tanto la poca complejidad de los procesos empresariales como la especificidad del problema a resolver, nos puede llevar a tomar la decisión de, en lugar de implantar un ERP, desarrollar una aplicación a medida que resuelva el problema del cliente.
Para poder tomar una decisión al respecto habría que analizar una serie de factores que implican el paso a un sistema ERP:
- Un ERP es un sistema avanzado y, para su uso, requiere de personal preparado y familizarizado con el uso de sistemas sofware de gestión.
- Los costes de implantación de un ERP son más elevados que los de una aplicación a medida. Y además supone la impartición de cierto nivel de formación a los usuarios.
- El tiempo de desarrollo de una aplicación a medida normalmente supera el tiempo de implantación de un ERP.
- Otro aspecto a tener en cuenta es el coste de las licencias de desarrollo y/o ejecución, si optamos por usar alguna de las plantillas ERP actuales. Esto se verá más en detalle en el apartado de alternativas.
El análisis de todos estos puntos es indispensable para poder tomar la decisión correcta. Hay que tener en cuenta también que, una aplicación a medida, por muy pequeña que sea, requiere un coste de mantenimiento que en muchas ocasiones, puede llegar a ser igual o superior al de un ERP, debido a la especificidad de la misma.
Con lo cual, no podemos tomar la decisión únicamente pensando en la poca o la mucha cantidad de procesos de la empresa, o en lo grande o pequeña que sea la aplicación que necesite, ya que los costes de mantenimiento de una aplicación pequeña y a medida compensarán o superarán a los de implantación y mantenimiento de un ERP.
Como en todo, en esto también hay excepciones. Hay ocasiones en los que las necesidades del cliente además de ser muy específicas son muy reducidas. En ese caso deberemos optar por la solución a medida.
Fuente/es: YourERPSoftware, Wikipedia (en Inglés).
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